Wiele osób jednak obawia się systematycznego planowania z ołówkiem w ręku uważając, że zatracą w ten sposób spontaniczność działania. Myślą, że takie planowanie wymaga dużo wysiłku, a korzyści z niego są niewielkie. Warto jednak sprawdzić na własnym przykładzie czy rzeczywiście nasze opinie dotyczące planowania okażą się prawdą.
Chciałabym zaproponować kilka praktycznych sposobów, które pozwolą lepiej zarządzać czasem i sprawią, że pod koniec dnia będziemy zasypiać zadowoleni.
Warto zacząć od wyrzucenia ze słownika słowa muszę. Chęci i nastrój zmieniają się jeśli robimy coś, co chcemy a nie musimy wykonać. Jeżeli muszę wstać rano lub zrobić coś innego, równie mało przyjemnego, dobrze gdy powiem sobie: wstaję, bo dzięki temu mogę..., bo dzięki temu mam konkretne korzyści...bo chcę... Pozwoli to zacząć dzień z pozytywnym nastawieniem do czekających nas obowiązków.
PODSTAWY PLANOWANIA
Korzystna jest sytuacja, jeśli mamy możliwość rozpoczęcia dnia od łatwej czynności, a potem przejścia to trudnych zadań. Dobrze jest także zaplanować wymagające sporego wysiłku intelektualnego zadania na czas, kiedy czujemy się najbardziej aktywni. Patrząc na własne funkcjonowanie, łatwo zidentyfikować takie pory dnia. Jeśli zaczynamy od trudnych zadań to starajmy się podzielić je na małe części, zapisać drobne kroki, a po ich zrealizowaniu odhaczyć sobie to, co udało się zrobić. Oczywiście powinniśmy pamiętać o ocenie możliwych i dostępnych środków, które pomogą w zrealizowaniu zadania. Motywujące jest też nagradzanie siebie za zrealizowane fragmenty zadań tym, co sprawia nam przyjemność.
Gdy mamy trudności w stworzeniu całodniowego planu działania, można planować mniejsze części dnia kilka razy dziennie. Korzystne jest sprawdzanie wieczorem stopnia wykonania naszego planu. Pozwoli to zorientować się jakie zadania udało się wykonać, czego nie zdołaliśmy zrobić i dlaczego. Będziemy mogli zastanowić się nad potencjalnymi czynnościami, które mogą ułatwić realizację planu.
PLANOWANIE DZIAŁAŃ WEDŁUG ZASADY EISENHOWERA
Planując działania na dany dzień lub na dłużej, warto dokonać ich podziału. Będzie on stworzony z uwzględnieniem ważności danego zadania i jego terminowości. W planowaniu warto zwrócić uwagę na cenną umiejętność jaką jest delegowanie zadań. Często wymaga to przećwiczenia umiejętności asertywnej rozmowy z drugim człowiekiem. Szczególnie osoby o typie perfekcjonisty mogą mieć wiele trudności z poproszeniem innych o wykonanie za nich nawet prostej czynności. Warto przećwiczyć takie sytuacje w mało zagrażającym środowisku.
Podział zadań wygląda następująco:
- Zadania typu A - są to zadania najważniejsze do wykonania w danym dniu. Musisz je zrealizować samemu i nie ma możliwości zlecenia tych działań osobom trzecim. Są to zadania typu "na wczoraj". Zadania te nie powinny zajmować więcej niż 3 godziny dziennie. Ze względu na swoją wagę bardzo często wymagają one włożenia dużej energii, której może zabraknąć, gdy zaplanujemy zbyt dużo takich zadań w ciągu jednego dnia.
- Zadania typu B - umiarkowane w swojej ważności. Możesz je zlecić innej osobie, jeśli samemu nie jesteś w stanie ich wykonać w danym dniu. Na tego typu zadania warto przeznaczyć godzinę dziennie, pamiętając, że wcześniej wykonujemy zadania bardzo ważne.
- Zadania typu C - są one najmniej ważne i możliwe do wykonania przez praktycznie każdą osobę z twojego otoczenia.
Mając gotowy plan działania unikamy frustracji związanej z zastanawianiem się, co też jeszcze muszę dziś zrobić. Planowanie urealnia działanie i pozwala je podzielić na mniejsze kroki, które sprawiają, że potencjalnie za trudne zadanie nie wydaje się już niemożliwe, zbyt trudne do wykonania. Takie zagospodarowanie czasu zagłusza też naszego wewnętrznego krytyka, który ma tendencję do mówienia negatywnych słów na nasz temat.
| Planuj połowę tego, co przeważnie robisz danego dnia! Taki sposób patrzenia na planowanie pozwoli na uniknięcie frustracji spowodowanej możliwym wykonaniem mniejszej ilości zadań niż się planowało. Planowanie tylko połowy tego, co wykonuje się zwyczajowo w danym dniu, pozwala cieszyć się dodatkową radością, gdy wykona się plan ponad założoną normę. |
OSIĄGANIE CELU ZAPLANOWANEGO NA DŁUŻSZY OKRES CZASU
Często, szczególnie na początku roku kalendarzowego, zakładamy sobie wielkie cele i liczymy na to, że szybko uda nam się je osiągnąć. Pragniemy wielu rzeczy na raz i zapominamy, że planując maksimum powinniśmy zacząć od realnego minimum. Gdy od razu postawimy sobie wysoką poprzeczkę, po kilku dniach, tygodniach, nie będziemy w stanie kontynuować działania z równą intensywnością lub zaprzestaniemy go w ogóle.
Pomocne może być rozpisanie celu, mając w głowie ostateczny termin jego realizacji.
Zakładamy, że cel chcemy osiągnąć w ciągu roku. Rozłożenie w czasie naszego celu pozwoli uniknąć, tak dobrze znanego nam wszystkim efektu potocznie zwanego słomianym zapałem, zniechęcenia do działania po krótkim okresie zbyt intensywnego jak na nasze możliwości działania.
Patrząc na tabelę powyżej, zakładamy, że cel osiągniemy w ciągu roku. W miejscu kategoria wpisujemy nasze bardzo konkretne cele. Mogą być one związane z wieloma rzeczami, mniej lub bardziej przyjemnymi dla nas. Wybierając miejsce w kategorii, zastanówmy się, co jest dla nas celem najważniejszym i na ile może on być przyjemny. Warto wybrać jako pierwszy ten cel, który kojarzy się przyjemnie, gdyż wtedy będzie łatwiej go osiągnąć.
Załóżmy sobie, że planujemy w ciągu roku poświęcać na naukę angielskiego godzinę dziennie. Taki cel wpisujemy pod okienkiem zatytułowanym 12 miesięcy. Teraz, aby urealnić kroki związane z dążeniem do tego celu warto zapytać siebie, ile aktualnie czasu na to poświęcam lub kiedyś poświęcałem. Jak przypuszczam, ile jestem w stanie czasu na to poświęcić aktualnie. Prawdopodobnie próby osiągnięcia tego celu już wcześniej były podejmowane. W tym przypadku również warto pamiętać o tym, co było napisane wcześniej, aby zakładać mniej niż robiło się do tej pory. Zakładamy określoną aktywność na kolejne kwartały aż do końca roku, stopniowo zwiększając ilość czasu, jaki chcemy poświęcić danej czynności, aż do zrealizowania celu. Po pierwszych 3 miesiącach obserwujemy jak wygląda realizacja zamierzenia i czy nie trzeba czegoś zmodyfikować. Począwszy od kategorii II, warto wpisywać plany ołówkiem, by móc je zmieniać w miarę potrzeby. Wybierając kolejny cel, oznaczony w kategorii jako II, pierwsze trzy miesiące zaznaczone są w tabeli szarością. To czas na obserwację, na ile realizujemy pierwszy cel i jakie są możliwości realizacji drugiego. Na kolejne cele i aktywności mamy większą ilość szarych kratek czyli miesięcy przeznaczonych jedynie na obserwację.
SYNDROM STUDENTA
To nic innego jak odkładanie nauki przed egzaminem, aż do samego egzaminu. Wielu z nas ma tendencję do odkładania ważnych spraw na tak długo jak się da. Na kilka dni przed terminem załatwienia sprawy, nerwowo zabieramy się do działania. Wielu ludzi twierdzi, że lepiej pracuje się im pod presją czasu. Na pewno wtedy nie ma już miejsca na wymówki. Nasz organizm jednak często odchorowuje nerwowe sytuacje związane z wykonywaniem zadań na ostatnią chwilę.
Trudno wyrobić w umyśle nawyk szybkiego podejmowania zadań i nie odrywania się od nich, dopóki nie zostaną one zrealizowane. Takie trudności motywacyjne występują szczególnie wtedy, kiedy zadanie do wykonania nie wydaje nam się interesujące. Motywujące może być:
- Wyobrażenie sobie sytuacji i odczuć po wykonaniu zadania.
- Kolejnym krokiem powinno być założenie terminu wykonania zadania. Termin ten powinien być krótszy niż rzeczywisty termin, do którego jesteśmy zobowiązani. Warto złożyć takie zobowiązanie publicznie, do osób, z których zdaniem się liczymy, którym nie chcemy sprawić zawodu.
- Pora już, aby podzielić nasze zadanie na małe kroki realizowane przez kolejne dni. Warto rozpisać etapy pod względem ważności i możliwości wykonania określonej ilości pracy w ciągu każdego dnia. Działasz wtedy myśląc jedynie o małym fragmencie zadania do zrealizowania i nie przytłacza cię perspektywa całości. Określ konkretną porę i czas wykonywania małej części zadania. Przydatna może być opisana wcześniej zasada Eisenhowera.
- Wypróbuj kreatywne zwlekanie czyli odkładanie na później spraw mniej istotnych. Takie mniej ważne sprawy pozostawione na później tracą często na znaczeniu. Nie powinny one stanowić wymówki do zwlekania z podjęciem ważnego, terminowego działania. Zapytaj się siebie, co by się stało gdybyś zrezygnował z danego działania. W ten sposób wybierzesz sprawy, które mogą poczekać
- Zastanów się również nad nagrodami po każdym kolejnym etapie. Rozumiane są one jako sprawienie sobie przyjemności. Nagrody wzmacniają pożądane działania i po pewnym czasie organizm wyucza się, aby pewne zadania wiązać z nagrodą.
- Jeśli system nagród nie działa mobilizująco, możesz myśleć o przykrych konsekwencjach związanych z niedotrzymaniem terminu.
- Uporządkowanie miejsca pracy ułatwi skoncentrowanie się na zadaniu. Sprawdź czy masz wszystko potrzebne do pracy, aby uniknąć wymówek w postaci poszukiwania materiałów do działania.
- Jeśli wykonywaniu zadania towarzyszy silny stres lub związane jest ono z przykrą konfrontacją, warto w pierwszej kolejności zająć się taką częścią zadania, przygotowując w głowie scenariusz działania. Uporanie się z najtrudniejszą emocjonalnie sprawą pozwoli w spokoju kontynuować dalsze kroki, pomagając w terminowym ukończeniu działania.
- Utrzymuj założony rytm pracy nad małymi częściami zadania nie troszcząc się o poprawki. Na nie będzie czas później. Gdy już masz za sobą rozpoczęcie czynności, na pewno łatwiej będzie ją dalej kontynuować.
INWENTARYZACJA UCIEKAJĄCEGO CZASU
Jednym z częstszych problemów wielu osób jest uciekający czas. Często zapytani o to, na jakich czynnościach minął czas w ciągu dnia, nie jesteśmy w stanie ich dokładnie zidentyfikować. W takie sytuacji warto dokonać monotonnego i męczącego działania jakim jest inwentaryzacja czasu. Da nam ono jednak wiele korzyści. Pozwoli zaobserwować co dzieje się w ciągu całego naszego dnia, znaleźć słabe punkty, niepotrzebne czynności i zorientować się na ile jesteśmy w stanie pracować w skupieniu.
Rozpisz, stosując poniższą tabelę, wszystkie najdrobniejsze czynności wykonywane w ciągu dnia. Każdą z czynności można zaliczyć do określonej kategorii od A do D, odpowiadając na pytania:
- A - Czy czynność była konieczna ? (wpisujemy Tak/Nie)
- B - Czy taki nakład czasu można uzasadnić ?(Tak/Nie)
- C - Czy realizacja była celowa? (Tak/Nie)
- D - Czy wybrano właściwy moment realizacji czynności? (Tak/Nie)
Po zakończeniu zapisu i podsumowania możemy zorientować się:
- A - ile minut poświęciłeś na niepotrzebną pracę
- B - ile minut to czas, który trudno uzasadnić
- C - ile wykonałeś zadań, które nie miały konkretnego celu
- D - ile czasu poświęciłeś czynnościom, które mogły być wykonane w innym terminie
| Jeśli zaplanujesz konkretną ilość czasu na określoną czynność, będziesz bardziej zmobilizowany, żeby wykonać ją w tym właśnie czasie! Skupiasz się wtedy na najważniejszej sprawie, a pozostałe przestają być dla ciebie ważne. Jeśli zastosujesz regułę 60/40, łatwiej poradzisz sobie z planowaniem działań i nieoczekiwanymi zdarzeniami w ciągu dnia. Zaplanuj tylko 60% czasu pracy. Bądź przygotowany na to, że 20% czasu mogą zająć czynności nieplanowane, nagłe zdarzenia. Czynności spontaniczne, takie jak odpoczynek to kolejne 20% czasu w ciągu dnia. |
Sposobów planowania, ustalania celów jest wiele. Nie wszystkie metody sprawdzą się u każdego. Najważniejsze, aby w tych technikach zobaczyć możliwości dla własnego rozwoju i ułatwienia sobie codziennego funkcjonowania. Warto włożyć odrobinę wysiłku w zmianę nawyków, a efekty będą największą nagrodą.
Magdalena Chomka-Saja
psycholog społeczny,
terapeuta poznawczo-behawioralny.
Masz swoją opinię na ten temat? Tu jest miejsce, gdzie możesz ją wyrazić! Pisz, komentuj i dyskutuj. Pamiętaj o tym, że nie będą tolerowane niecenzuralne wypowiedzi i wulgaryzmy.
